על ידי שליחת טפסים באופן אוטומטי או ידני לצוות שלכם, ניהול התהליכים הפנימיים יהפכו עבורכם ליעילים יותר. שימוש בכלי הטפסים של Eloops יאפשר לכם איסוף מידע בצורה קלה ונרחבת מצוות העובדים, בפן המקצועי והאישי כאחד.
בחרו ב - manage בתפריט הצד השמאלי, מתחת תמצאו את Forms - לחצו, ואז לחצו על הכפתור 'צור טופס חדש' Create a new form שבפינה הימנית העליונה של המסך.
בפניכם שתי אפשרויות בחירה: מצד ימין 'יצירת טופס חדש מ- Scratch' (להתחיל מאפס) או משמאל 'בחירה מתוך התבניות הזמינות'. לבניית טופס חדש נבחר באפשרות מצד ימין.
אז איך ניתן ליצור טופס חדש?
שלב 1 - עיצוב טופס:
בחרו באפשרות 'שם הטופס' Form Title והעניקו את הכותרת לטופס שלכם.
כדי ליצור את השאלות בטופס, לחצו על סוג השאלה הרצויה מסרגל השאלות בתפריט הימני, בהתאם למבנה הטופס שאתם צריכים. בכל שלב סדר השאלות ניתן לשינוי על ידי גרירה ושחרור למקום הרצוי.
טיפ: התחילו עם הצבת הכותרת (Header) אותה העובדים יראו בכניסתם לטופס.
הסבר על סוגי השאלות:
כותרת עליונה (Header) - מומלץ לתת כותרת משמעותית. תוכלו להחליט על גודל הטקסט ( H1 כתב קטן, H3 כתב גדול)
פסקה (Paragraph) - ניתן להוסיף תיבת טקסט עם תוכן סטטי שתרצו בטופס;
(למשל "מטרת הטופס הינה רישום להדרכה הקרובה")תיבת סימון (Checkboxes) - המשתמש בוחר אפשרות מרשימת תיבות הסימון, ניתן לבחור יותר מאפשרות אחת. הקפידו לשמור על שתי האפשרויות להזנת ערך זהות (אלא אם תצטרכו שמילה מסוימת תייצג מספר סטטיסטי).
העלאת קבצים (File Upload) - מאפשר לעובד להעלות קובץ מהמכשיר הנייד
(לדוגמא, צילום ת.ז, אישור מילואים וכו)שדה טקסט (Text Field) - תיבת טקסט קצר - הקפידו לבחור את סוג השדה הספציפי (תחת Type: מספר טלפון/ כתובת דוא"ל/ טקסט), זה יחייב את העובד להגיש את מה שביקשתם בלבד ומבטיח שמוגש תוכן נכון.
אזור טקסט (Text Area) - מאפשר למשתמש להקליד כמות טקסט גדולה, המתאימה לשאלה פתוחה.
בחירת תאריכים (Date Picker) - המשתמש יכול לבחור תאריך ספציפי בהתאם לבקשתכם.
בחירה מרשימה (Dropdown) - המשתמש בוחר באפשרות אחת מתוך רשימה.
טיפ: וודאו שהאפשרות הראשונה תמיד תהיה 'בחר מתוך האפשרויות:' מכיוון שהאפליקציה מציגה את האפשרות הראשונה כברירת מחדל.שדה מתוך פרופיל (Member profile field) – משיכת ערך מתוך הפרופיל האישי של העובד. עריכת השאלות:
חובה* (Requierd) - בעת סימון הגדרה זו אתם מחייבים מענה על אותה שאלה ספציפית.
תווית (Lable) - כתבו כאן את שאלתכם.
עזרה (Help Text) - יופיע סימן "?" לצד השאלה, כך שתוכלו להוסיף טקסט קצר לתיאור השאלה ולתת טקסט עזר.
תשובה לדוגמא (Placeholder) - יופיע בתוך תיבת הטקסט בכדי להוות דוגמא למשתמש למה לכתוב בשדה המסויים.
שלב 2 - הגדרות טופס:
תחת הגדרות הטופס תוכלו לשלוט על הדברים הבאים (לפי סדר):
'אפשר מענה נוסף' - על ידי סימון תיבה זו, אתה תאפשרו לעובד להגיש את הטופס יותר מפעם אחת.
'אפשר הגשה אחת בלבד לכל משתמש' - על ידי סימון תיבה זו, תאפשרו לעובד להגיש את הטופס פעם אחת בלבד.
'אפשר עריכת טופס' - על ידי סימון תיבה זו, תאפשרו לעובדים לערוך ולעדכן את הטופס שלהם לאחר ההגשה הראשונית.
בקשת חתימת המשתמש במכשירים ניידים- על ידי סימון תיבה זו, תוכלו לבקש ולאסוף את חתימתם הדיגיטלית של העובדים בסיום מילוי הטופס.
שלב 3 - הודעת תודה/סיום ומתן נקודות:
כאן תוכלו להודות לעובדים שלכם על מילוי הטופס ותתגמלו אותם במטבעות הווירטואליים של החברה! זו דרך נהדרת להראות הערכה ולהניע מעורבות בארגון.
כתבו הודעת תודה - הקלידו מסר תודה קטן לעובדים שלך, אותו הם יראו לאחר שיגישו את הטופס שלהם.
בכמה נקודות תרצו לתגמל? - בחרו את כמות המטבעות הוירטואליים שתרצו להעניק לעובד שלכם על מעורבותם.
שלב 4 - השלמת הטופס:
הקלידו את הדוא"ל שאליו תרצו לקבל התראה על כל הגשה חדשה (שלך/ מנהל/ מנהל אחר שהטופס הזה רלוונטי עבורם).
תוכלו גם להשתמש בהגדרה של שדות מותאמים אישית להפצת דוא"ל/ הגשת טופס למנהל הישיר והייחודי שלהם או לכל שדה מותאם אישית אחר שהגדרתם.
*סמנו את תיבת הסימון אם תרצו לכלול את הקבצים המצורפים של העובד להודעת הדוא"ל שתתקבל.
שיתוף הטופס כתבנית:
שתפו טופס זה כתבנית - תוכלו לבחור לשתף את הטופס שיצרתם כתבנית כדי להקל על השימוש בעתיד. אם ברצונכם לשתף אותו רק בארגונכם, הקפידו לסמן את התיבה שמופיעה בהמשך.
הכל מוכן! נותר רק ללחוץ על כפתור יצירת הטופס!
לחיצה עליו לא תשלח אותו עדיין, אלא תשמור את הטופס לקישור עתידי לכפתור או בהודעת פוש (התראה/הודעת לחיצה).עיינו בשיטות העבודה המומלצות שלנו כדי ללמוד עוד!
תוכלו לעיין בתבניות הזמינות לקבלת השראה/ רעיונות נוספים. כדי להשתמש בטופס מתוך מאגר התכנים המוכנים מראש שEךםםפד יוצרת עבורכם, יש לחזור לתחילת התהליך ןלבחור באפשרות השמאלית:
עיינו בכל התבניות הזמינות לקבלת השראה/ רעיונות נוספים.
אפשרויות מיון וחיפוש תבניות - תוכלו להקליד את שם או נושא הטופס שאתם מחפשים ולראות אילו אפשרויות עומדות לרשותכם מתוך המאגר.
טיפ: מומלץ ללחוץ על 'לחץ כדי להציג את כל הפריטים' בכדי לצפות בכלל האפשרויות ואפשריות נוספות בשפה האנגלית במידת הצורך.
כפתור ירוק השתמשו בזה (Use This) - לחצו כדי להשתמש בתבנית ולערוך אותה.
כפתור כחול תצוגה מקדימה (Priview) - לחצו לצפייה בתצוגה מקדימה לפני בחירת התבנית. המשיכו בעריכת התבנית ע״פ השלבים של בניית טופס.
מזמינים אתכם להישאר בלופ ולקרוא על כלים נוספים בEloops!